Stofnsamþykkt

Stofnsamþykkt um Héraðsskjalasafn Kópavogs árið 2000

Samþykkt fyrir Bæjarskjalasafn Kópavogs

1.gr

Bæjarskjalasafn Kópavogs er héraðsskjalasafn Kópavogsbæjar og Kópavogsbúa. Safnið er sjálfstæð skjalavörslustofnun sem lýtur yfirstjórn bæjarstjórnar Kópavogs og faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. 

2.gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs starfar samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, upplýsingalögum nr. 50/1996 og reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994.

3.gr.

Hlutverk safnsins er:

1. Að annast söfnun skjala og skjalasafna opinberra aðila á starfssvæðinu, sem ekki eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands og afhendingarskyldra skjala í samráði við þjóðskjalavörð.
2. Að skrásetja öll afhent skjalasöfn og gefa út skrár um þau til leiðbeiningar við notkun þeirra.
3. Að safna saman öllum skráðum söguheimildum starfssvæðisins, þar með töldum ljósritum slíkra heimilda sem finnast í öðrum skjalasöfnum.
4. Að hafa eftirlit og yfirumsjón með allri skjalavörslu embætta og stofnana Kópavogsbæjar og veita leiðbeiningar þar um.
5. Umsvif safnsins taka til gagna er um getur í 4. og 5. gr. reglugerðar nr. 283 um héraðsskjalasöfn. Jafnframt safnar bæjarskjalasafnið markverðum skjölum einstaklinga, fyrirtækja og félagasamtaka sem ekki eru skilaskyld til safnsins, auk ljósmynda, hljóð- og myndbanda og sambærilegra gagna sem varða sögu starfssvæðisins eða íbúa þess á einhvern hátt. Safnið skal leitast við að eignast eftirtökur af öðrum skjölum sem varða starfssvæðið og ekki fást í frumriti.

4. gr.

Stjórn héraðsskjalasafnsins skal skipuð þremur fulltrúum tilnefndum af bæjarstjórn og jafnmörgum til vara. Hlutverk stjórnarinnar er að hafa umsjón með héraðsskjalasafninu í umboði bæjarstjórnar, s.s. um mannaráðningar, útvegun húsnæðis og annað er að yfirumsjón lýtur. Stjórnin gerir árlega tillögu að fjárhagsáætlun til bæjarstjórnar og er ábyrg fyrir að rekstri verði hagað í samræmi við fjárframlög bæjarstjórnar hverju sinni. Fundargerðir stjórnar safnsins skulu sendar bæjarstjórn til staðfestingar.

5. gr.

Bæjarstjórn Kópavogs leggur safninu til rekstrarfé í samræmi við samþykkta fjárhagsáætlun.

6. gr

Reikningar bæjarskjalasafns Kópavogs skulu fylgja uppgjöri bæjarsjóðs og vera endurskoðaðir af löggiltum endurskoðanda bæjarins. Ársreikningar skulu lagðir fyrir stjórn safnsins og bæjarstjórn til staðfestingar.

7. gr.

Samþykkt þessi og breytingar sem á henni kunna að verða gerðar öðlast gildi að fengnu samþykki bæjarstjórnar Kópavogs. Skal hún einnig lögð fyrir þjóðskjalavörð til staðfestingar.

Samþykkt af bæjarstjórn Kópavogs
Hinn 24. 10. 2000
Sigurður Geirdal [sign.]

Staðfest af þjóðskjalaverði
Hinn 12. 12. 2000
Ólafur Ásgeirsson [sign.]