Skilmálar um vefkökur

Um þessa stefnu

Stefnan gildir um heimsóknir og notkun á vefsíðu Héraðsskjalasafns Kópavogs og um það hvernig við meðhöndlum persónuupplýsingar sem berast okkur í gegnum vefinn eða í tengslum við þjónustu sem veitt er í gegnum vefinn. Hún á ekki við um vefi eða þjónustu þriðju aðila.

Ábyrgðaraðili og tengiliðir

Ábyrgðaraðili: Héraðsskjalasafn Kópavogs, á vegum Kópavogsbæjar.

Hafa má samband við okkur vegna persónuverndar með því að hringja eða senda okkur skriflega fyrirspurn á ofangreint heimilisfang.

Hvaða gögn safnum við?

• Tæknilegar upplýsingar um heimsókn á vef: IP-tala, vafri og stýrikerfi, stillingar tækis, dagsetning og tími, tilvísanir (referrers), blaðsíðuheimsóknir, villuskrár og svipuð notkunargögn.
• Vafrakökur og sambærileg tækni sem vista val þitt og mæla notkun vefsins (sjá nánar um vafrakökur hér að neðan).
• Samskiptaupplýsingar sem þú lætur okkur í té ef þú hefur samband (t.d. nafn, sími, netfang, efni fyrirspurnar).
• Efni sem þú sendir í tengslum við þjónustu safnsins (t.d. fyrirspurnir um gögn, afhendingu efnis eða bókanir), sem geta innihaldið persónuupplýsingar.

Tilgangar og lagagrundvöllur vinnslu

• Rekstur og öryggi vefs: Til að birta vefinn, viðhalda virkni, greina frammistöðu og koma í veg fyrir misnotkun (lögmætir hagsmunir).
• Greining og tölfræði: Til að skilja notkun vefsins og bæta þjónustu (samþykki fyrir óþarfa kökum).
• Svör við fyrirspurnum: Til að svara erindum og veita þjónustu (lögmætir hagsmunir og/eða lögbundin skylda/opinbert vald eftir eðli erindis).
• Skjalavarsla og varðveisla: Vinnsla sem tengist lögbundinni skjalavörslu sveitarfélaga og varðveislu í almannaþágu (lögbundin skylda eða verkefni unnin í þágu almannahagsmuna; fyrir viðkvæmar upplýsingar eftir atvikum á grundvelli 9. gr. GDPR um skjalavörslu/varðveislu í almannaþágu).
• Markaðssetning er almennt ekki stunduð af safninu. Ef slíkt á við er það eingöngu á grundvelli samþykkis.

Vafrakökur og stjórnun stillinga

Við notum vafrakökur til að tryggja nauðsynlega virkni, muna stillingar og bæta upplifun notenda. Sumir aðilar vinna greiningar í okkar umboði. Þú getur hvenær sem er breytt stillingum og vali þínu á vafrakökum með því að smella á fingrafarshnappinn neðst til vinstri á síðunni.

Flokkar vafrakaka á vefnum geta verið:

• Nauðsynlegar kökur: Tryggja grunnvirkni og öryggi vefsins.
• Virkni: Muna stillingar og val notanda.
• Frammistaða: Mæla árangur og hleðslutíma.
• Greining: Skilja notkun vefsins og bæta þjónustu.
• Auglýsingar: Persónusniðnar auglýsingar ef við á (einungis með samþykki).
• Aðrir: Kökuflokkar sem ekki falla skýrt í framangreinda flokka.

Gildistími og nákvæm lýsing á hverri köku birtist í kökustillingum sem aðgengilegar eru í gegnum fingrafarshnappinn neðst til vinstri.

Móttakendur og vinnsluaðilar

Við deilum persónuupplýsingum aðeins eftir þörfum:

• Vinnsluaðilar: Hýsingaraðili vefsins, þjónustuaðilar fyrir greiningu og frammistöðumælingar, efnisstjórnun og kökustjórnun. Slíkir aðilar vinna gögn samkvæmt samningi um vinnslu persónuupplýsinga og samkvæmt fyrirmælum okkar.
• Yfirvöld: Ef skylt er samkvæmt lögum eða stjórnsýslureglum.
• Flutningur til Þjóðskjalasafns Íslands: Þegar við á vegna lögbundinnar skjalavörslu og varðveislu í almannaþágu.

Flutningur út fyrir EES

Ef notast er við þjónustuaðila utan Evrópska efnahagssvæðisins tryggjum við viðeigandi verndarráðstafanir, svo sem staðlaðar samningsákvæði, og metum áhættu flutnings í samræmi við GDPR.

Geymslutími

• Vafrakökur: Samkvæmt gildistíma hvers köku. Sjá nánar í kökustillingum.
• Fyrirspurnir og samskipti: Varðveitt eins lengi og nauðsynlegt er til að afgreiða erindið og til að uppfylla lögbundnar skyldur.
• Skjöl og gögn sem falla undir skjalavörslu sveitarfélaga: Varðveitt í samræmi við lög og reglur um skjalavörslu og varðveislu í almannaþágu.

Öryggi gagna

Við beitum viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar, þar með talið aðgangsstýringu, dulkóðun eftir atvikum, lágmörkun gagna og reglulegu viðhaldi kerfa.

Réttindi þín

Samkvæmt lögum átt þú eftirfarandi réttindi, með fyrirvara um skilyrði laganna og undantekningar, m.a. vegna skjalavörslu í almannaþágu:

• Rétt til aðgangs að þínum persónuupplýsingum.
• Rétt til leiðréttingar rangra eða ófullnægjandi upplýsinga.
• Rétt til eyðingar („að gleymast“) þegar skilyrði eru uppfyllt.
• Rétt til takmörkunar á vinnslu.
• Rétt til gagnaflutnings þegar vinnsla byggist á samþykki eða samningi og fer fram með sjálfvirkum hætti.
• Rétt til að andmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum eða opinberu valdi.
• Rétt til að draga samþykki til baka hvenær sem er, án áhrifa á lögmæti vinnslu fram að þeim tímapunkti.

Til að nýta réttindi þín skaltu hafa samband við okkur í síma 441 9600 eða með skriflegu erindi á Digranesveg 7, 200 Kópavogur. Við munum bregðast við eins fljótt og unnt er og eigi síðar en innan lögboðinna tímamarka.

Kæruleiðir

Ef þú telur að vinnsla okkar brjóti gegn persónuverndarlögum getur þú sent kvörtun til Persónuverndar. Við hvetjum þó fyrst til þess að hafa samband við okkur til að reyna að leysa málið í sátt.

Börn

Vefurinn er ekki sérstaklega ætlaður börnum. Þar sem vinnsla byggist á samþykki gætum við, eftir atvikum, óskað eftir samþykki forráðamanns í samræmi við gildandi lög.

Breytingar á stefnu

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu af og til. Allar breytingar taka gildi við birtingu á þessari síðu. Dagsetning síðustu uppfærslu er skráð efst á síðunni.