Afhending

Afhending skjala úr einkaeigu

Þegar ætlunin er að koma skalasöfnum einstaklinga, félagasamtaka eða fyrirtækja í vörslu Héraðsskjalasafns Kópavogs skal hafa samband við starfsmenn Héraðsskjalasafnsins.

Skráning skjalasafna hjá opinberri stjórnsýslu og afhending skjala til opinbers skjalasafns.

Skráning mála hefur verið skylda hjá stjórnvöldum ríkis og sveitarfélaga frá því að hin fyrstu upplýsingalög tóku gildi í ársbyrjun 1997. Skráning skjala hefur að vísu verið samofin verklagi stjórnvalda frá öndverðu og skjalavarsla einnig, enda virkar stjórnsýsla ekki án skipulegs skjalahalds og skráningar skjala.

Hver forstöðumaður ber ábyrgð á þeim skjölum er myndast innan ábyrgðarsviðs hans skv. 22. grein laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Opinber skjöl sem hluta af skjalasafni stjórnvalds ber að afhenda skv. lögunum til opinbers skjalasafns. Þau má aðeins afhenda viðeigandi opinberu skjalasafni, en annars ekki yfir ábyrgðar- eða valdmörk. Gildir einu hvort um er að ræða utanaðkomandi aðila eða forstöðumann sem er hærra settur í skipuriti. Þetta hefur ekki áhrif á miðlun upplýsinga milli stjórnvalda.

Um afhendingu skjala og frágang til afhendingar til héraðsskjalasafns ber að hafa samráð við viðeigandi héraðsskjalasafn.

Til að tryggja rétta skráningu gilda eftirtaldar reglur.

Reglur um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila nr. 85/2018.

Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila nr. 572/2015.

Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015.

Til að tryggja rétta meðferð við afhendingu til héraðsskjalasafns gilda eftirtaldar reglur

Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015

Héraðsskjalasafn Kópavogs veitir skv. lögum viðtöku skjölum sem náð hafa þrjátíu ára aldri. Héraðsskjalavörður getur þó skv. lögunum lengt eða stytt afhendingarfrest ef sérstakar ástæður mæla með því. Sé starfsemi afhendingarskyldra hætt eða stofnanir/embætti lögð niður skulu skjöl þeirra afhent Héraðsskjalasafninu.

Leita skal samþykkis Héraðsskjalasafnsins fyrir afhendingu skjala og bera undir það frágang og skráningu skjalanna með hæfilegum fyrirvara áður en þau eru afhent.

Eftirfarandi skýrsluform eru hér sett fram til aðstoðar héraðsskjalavörðum og forstöðumönnum með skjalavörsluábyrgð við að framfylgja reglum um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015. Skýrsluformin eru ekki eyðublöð heldur snið til leiðsagnar.

Skýrsluform – upplýsingar um skjalamyndara (skilaskylda stofnun/embætti)

Skýrsluform – upplýsingar um einstakan skjalaflokk hjá skjalamyndara

Excel form til skráningar skjala. Hér eru skýringar við formið.

Tekið skal fram að skráning skjala er ferli sem æskilegt er að fari fram jafnóðum við myndun skjala og sé háttbundinn hluti af daglegri starfsemi opinberra stofnana og embætta, þannig að innfærsla þessa skráningarblaðs ætti ekki að jafnaði að fela í sér frumskráningu skjala. Það ætti þó einnig að nýtast til frumskráningar þar sem skjalavörslu hefur verið ábótavant.

Rafræn skjalavarsla hefur ekki verið tekin upp í Héraðsskjalasafni Kópavogs en um hana gilda eftirtaldar reglur.

Rafrænureglur:

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila nr. 624/2010 

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila. nr. 625/2010

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. nr. 626/2010