Afhending

Afhending skjala úr einkaeigu
Þegar ætlunin er að koma skalasöfnum einstaklinga, félagasamtaka eða fyrirtækja í vörslu Héraðsskjalasafns Kópavogs skal hafa samband við starfsmenn Héraðsskjalasafnsins.

Skráning skjalasafna hjá opinberri stjórnsýslu og afhending skjala til opinbers skjalasafns.

Skráning mála hefur verið skylda hjá stjórnvöldum ríkis og sveitarfélaga frá því að hin fyrstu upplýsingalög tóku gildi í ársbyrjun 1997. Skráning skjala hefur að vísu verið samofin verklagi stjórnvalda frá öndverðu og skjalavarsla einnig, enda virkar stjórnsýsla ekki án skipulegs skjalahalds og skráningar skjala.

Hver forstöðumaður ber ábyrgð á þeim skjölum er myndast innan ábyrgðarsviðs hans skv. 22. grein laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Opinber skjöl sem hluta af skjalasafni stjórnvalds ber að afhenda skv. lögunum til opinbers skjalasafns. Þau má aðeins afhenda viðeigandi opinberu skjalasafni, en annars ekki yfir ábyrgðar- eða valdmörk. Gildir einu hvort um er að ræða utanaðkomandi aðila eða forstöðumann sem er hærra settur í skipuriti. Þetta hefur ekki áhrif á miðlun upplýsinga milli stjórnvalda.
Um afhendingu skjala og frágang til afhendingar til héraðsskjalasafns ber að hafa samráð við viðeigandi héraðsskjalasafn.

Héraðsskjalasafn Kópavogs veitir skv. lögum viðtöku skjölum sem náð hafa þrjátíu ára aldri. Héraðsskjalavörður getur þó skv. lögunum lengt eða stytt afhendingarfrest ef sérstakar ástæður mæla með því. Sé starfsemi afhendingarskyldra hætt eða stofnanir/embætti lögð niður skulu skjöl þeirra afhent Héraðsskjalasafninu.

Leita skal samþykkis Héraðsskjalasafnsins fyrir afhendingu skjala og bera undir það frágang og skráningu skjalanna með hæfilegum fyrirvara áður en þau eru afhent.

Tekið skal fram að skráning skjala er ferli sem æskilegt er að fari fram jafnóðum við myndun skjala og sé háttbundinn hluti af daglegri starfsemi opinberra stofnana og embætta, þannig að innfærsla þessa skráningarblaðs ætti ekki að jafnaði að fela í sér frumskráningu skjala. Það ætti þó einnig að nýtast til frumskráningar þar sem skjalavörslu hefur verið ábótavant.