Samþykktir

Stofnsamþykkt um Héraðsskjalasafn Kópavogs árið 2000

Samþykkt fyrir Bæjarskjalasafn Kópavogs

1. gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs er héraðsskjalasafn Kópavogsbæjar og Kópavogsbúa. Safnið er sjálfstæð skjalavörslustofnun sem lýtur yfirstjórn bæjarstjórnar Kópavogs og faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. 

2. gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs starfar samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, upplýsingalögum nr. 50/1996 og reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994.

3. gr.

Hlutverk safnsins er:

  1. Að annast söfnun skjala og skjalasafna opinberra aðila á starfssvæðinu, sem ekki eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands og afhendingarskyldra skjala í samráði við þjóðskjalavörð.
  2. Að skrásetja öll afhent skjalasöfn og gefa út skrár um þau til leiðbeiningar við notkun þeirra.
  3. Að safna saman öllum skráðum söguheimildum starfssvæðisins, þar með töldum ljósritum slíkra heimilda sem finnast í öðrum skjalasöfnum.
  4. Að hafa eftirlit og yfirumsjón með allri skjalavörslu embætta og stofnana Kópavogsbæjar og veita leiðbeiningar þar um.
  5. Umsvif safnsins taka til gagna er um getur í 4. og 5. gr. reglugerðar nr. 283 um héraðsskjalasöfn. Jafnframt safnar bæjarskjalasafnið markverðum skjölum einstaklinga, fyrirtækja og félagasamtaka sem ekki eru skilaskyld til safnsins, auk ljósmynda, hljóð- og myndbanda og sambærilegra gagna sem varða sögu starfssvæðisins eða íbúa þess á einhvern hátt. Safnið skal leitast við að eignast eftirtökur af öðrum skjölum sem varða starfssvæðið og ekki fást í frumriti.

4. gr.

Stjórn héraðsskjalasafnsins skal skipuð þremur fulltrúum tilnefndum af bæjarstjórn og jafnmörgum til vara. Hlutverk stjórnarinnar er að hafa umsjón með héraðsskjalasafninu í umboði bæjarstjórnar, s.s. um mannaráðningar, útvegun húsnæðis og annað er að yfirumsjón lýtur. Stjórnin gerir árlega tillögu að fjárhagsáætlun til bæjarstjórnar og er ábyrg fyrir að rekstri verði hagað í samræmi við fjárframlög bæjarstjórnar hverju sinni. Fundargerðir stjórnar safnsins skulu sendar bæjarstjórn til staðfestingar.

5. gr.

Bæjarstjórn Kópavogs leggur safninu til rekstrarfé í samræmi við samþykkta fjárhagsáætlun.

6. gr.

Reikningar bæjarskjalasafns Kópavogs skulu fylgja uppgjöri bæjarsjóðs og vera endurskoðaðir af löggiltum endurskoðanda bæjarins. Ársreikningar skulu lagðir fyrir stjórn safnsins og bæjarstjórn til staðfestingar.

7. gr.

Samþykkt þessi og breytingar sem á henni kunna að verða gerðar öðlast gildi að fengnu samþykki bæjarstjórnar Kópavogs. Skal hún einnig lögð fyrir þjóðskjalavörð til staðfestingar.

 

Samþykkt af bæjarstjórn Kópavogs
Hinn 24. 10. 2000
Sigurður Geirdal [sign.]

 

Staðfest af þjóðskjalaverði
Hinn 12. 12. 2000
Ólafur Ásgeirsson [sign.]

Samþykkt um Héraðsskjalasafn Kópavogs árið 2006

Samþykkt fyrir Bæjarskjalasafn Kópavogs

1. gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs er héraðsskjalasafn Kópavogsbæjar. Safnið er sjálfstæð skjalavörslustofnun, sem lýtur yfirstjórn bæjarstjórnar Kópavogs. 

2. gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs starfar samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985 með síðari breytingum og reglugerð um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994. Umdæmi safnsins er Kópavogsbær.

3. gr.

Bæjarskjalasafn Kópavogs skal skv. 3. til 5. gr. reglugerðar nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn annast söfnun, innheimtu og varðveislu skjala, skrásetja þau og gera aðgengileg notendum og á allan hátt leitast viða að varðveita og efla þekkingu á sögu síns umdæmis. Bæjarskjalasafnið skal m.a. varðveita skjalasöfn þeirra embætta, stofnana og félaga sem greinir í 4. gr. reglugerðarinnar, sbr. og 5. gr. reglugerðarinnar um afhendingarskyldu.

 

Jafnframt safnar bæjarskjalasafn markverðum skjölum einstaklinga fyrirtækja og félagasamtaka, sem ekki eru skilaskyld til safnsins, auk ljósmynda, hljóð- og myndbanda og sambærilegra gagna, sem varða sögu starfssvæðisins eða íbúa þess á einhvern hátt. Safnið skal leitast við að eignast eftirtökur af öðrum skjölum, sem varða starfssvæðið og ekki fást í frumriti.

4.gr.

Stjórn bæjarskjalasafnsins skal skipuð þremur fulltrúum tilnefndum af bæjarstjórn og jafnmörgum til vara. Bæjarstjórn kýs formann sérstaklega. Hlutverk stjórnar er að hafa umsjón með bæjarskjalasafninu í umboði bæjarstjórnar, s.s. tillögu um mannaráðningar, útvegun húsnæðis og öðru er að yfirstjórn lýtur. Stjórnin gerir árlega tillögu að fjárhagsáætlun til bæjarstjórnar og er ábyrg fyrir að rekstri sé hagað í samræmi við fjárframlög bæjarstjórnar hverju sinni. Fundargerðir stjórnar safnsins skulu sendar bæjarstjórn til staðfestingar.

5. gr.

Bæjarstjórn Kópavogs leggur safninu til rekstrarfé í samræmi við samþykkta fjárhagsáætlun bæjarins.

6. gr.

Reikningar bæjarskjalasafns Kópavogs skulu fylgja uppgjöri bæjarsjóðs og vera endurskoðaðir af löggiltum endurskoðanda bæjarins. Ársreikningar skulu lagðir fyrir stjórn safnsins og bæjarstjórn til staðfestingar.

7. gr.

Samþykkt þessi og breytingar, sem kunna að verða gerðar á henni öðlast gildi að fengnu samþykki bæjarstjórnar Kópavogs. Skal hún einnig lögð fyrir þjóðskjalavörð til staðfestingar.

 

Samþykkt af bæjarstjórn Kópavogs
þann 28. 11. 2006
Gunnar Birgisson [sign.]

 

Staðfest af þjóðskjalaverði
þann   2006